Die neue E-Rechnungspflicht

Informationen für Mandanten der SIESE + WESTERHEIDE | Steuerberatung

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist in vollem Gange.

Seit dem 01.01.2025 gelten in Deutschland neue gesetzliche Anforderungen für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, die in der ersten Phase bereits weitestgehend abgeschlossen sind. Dabei gilt diese Anforderung nur für den sogenannten B2B Bereich. Der Begriff B2B ist eine Abkürzung für „Business-to-Business“. Übersetzt bedeutet das einfach: Geschäfte von Unternehmer zu Unternehmer.

Die Steuerkanzlei SIESE + WESTERHEIDE | Steuerberatung begleitet Sie bei dieser Umstellung, damit Ihre Prozesse rechtssicher und effizient bleiben.

1. Termine – Wann muss ich was machen?

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt(e) stufenweise. Es ist wichtig, zwischen dem Empfang und dem Versand von Rechnungen zu unterscheiden:

Wichtigster Stichtag: Die Empfangspflicht seit 01.01.2025

Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten.

Das bedeutet konkret für Sie:

  • Wegfall der Zustimmungspflicht: Ihr Lieferant darf Ihnen ab sofort E-Rechnungen im strukturierten Format (wie ZUGFeRD oder XRechnung) zusenden, ohne dass Sie dem vorher zustimmen müssen.
  • Technik ist Voraussetzung: Sie benötigen eine Software, die diese Datensätze nicht nur „annimmt“, sondern auch validiert. Das System muss prüfen können, ob die Datei der europäischen Norm EN 16931 entspricht – denn nur dann handelt es sich rechtlich um eine echte E-Rechnung.

    Unsere besten Erfahrungen haben wir bisher gemacht mit den folgenden Anbietern:

    1. Lexware
    2. GetMyInvoices
    3. AGENDA InvoiceHub Smart
    4. Invoicefetcher

  • Sicherung Ihres Vorsteuerabzugs: Dies ist der entscheidende Punkt für Ihr Geld: Nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung berechtigt Sie langfristig zum vollen Vorsteuerabzug. Da einfache PDF-Dateien oder eingescannte Papierrechnungen rechtlich nur noch als „sonstige Rechnungen“ gelten, ist die korrekte technische Verarbeitung seit dem 01.01.2025 für jedes Unternehmen zwingend notwendig.
  • Handlungsempfehlung der Kanzlei: Um Fehler bei der Prüfung und Archivierung zu vermeiden, setzen wir bei SIESE + WESTERHEIDE | Steuerberatung auf das ZUGFeRD-Modell. Stellen Sie sicher, dass Ihre eingesetzte Software eine automatisierte Inhaltsprüfung vornimmt, damit Ihre Buchhaltung revisionssicher bleibt.

2. Wie bereite ich mich optimal vor – Womit arbeitet mein Steuerberater?

Eine einfache PDF-Datei per E-Mail ist rechtlich gesehen keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Eine echte E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz (XML), der automatisch verarbeitet werden kann.

Unser Standard:
ZUGFeRD Für die Zusammenarbeit mit SIESE + WESTERHEIDE | Steuerberatung setzen wir primär auf das ZUGFeRD-Format. Dieses hybride Format kombiniert ein für Menschen lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung. Das bietet Ihnen maximale Sicherheit und eine einfache Sichtprüfung.

Unsere freigegebenen Systemlösungen:
Um eine reibungslose Übermittlung an unsere Kanzlei und eine revisionssichere Archivierung zu garantieren, arbeitet SIESE + WESTERHEIDE | Steuerberatung ausschließlich mit diesen vier Partner-Lösungen zusammen:

1. Lexware
2. GetMyInvoices
3. AGENDA InvoiceHub Smart
4. invoicefetcher

Wichtiger Hinweis: Sollten Sie planen, eine andere Software oder ein anderes System einzusetzen, halten Sie bitte zwingend Rücksprache mit uns, bevor Sie die Lösung implementieren. Nur so können wir sicherstellen, dass die technischen Schnittstellen zu unserer Buchhaltung funktionieren und keine unnötigen Zusatzaufwände entstehen.

3. Kontaktaufnahme

Warten Sie nicht bis zum Ende der Übergangsfristen. Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Rechnungseingang und -ausgang rechtzeitig auf das ZUGFeRD-Modell umzustellen.

Ihre zentrale Ansprechpartnerin in unserer Kanzlei für alle Fragen rund um die E-Rechnung und die Einrichtung der passenden Software ist:

Frau Heike Siese
Telefon: +49 5202 – 95 65 14

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, um Ihren individuellen Fahrplan für die E-Rechnungspflicht abzustimmen und die digitale Zusammenarbeit mit SIESE + WESTERHEIDE | Steuerberatung zu optimieren.

Weitere Stichtage, die jetzt strategisch anzugehen sind:

Bis 31.12.2026 (Übergangsfrist Versand):
Für den Versand von Rechnungen dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen, sofern der Empfänger zustimmt.

Bis 31.12.2027 (Erweiterte Frist für kleine Unternehmen):
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 weiterhin „sonstige Rechnungen“ (Papier/PDF) versenden.

Ab 01.01.2028 (Volle Pflicht):
Die E-Rechnungspflicht gilt nun ausnahmslos für alle B2B-Umsätze im Erstellen und Versenden.
Wichtig: Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden, müssen Sie seit dem 01.01.2025 bereit sein, diese von Ihren Lieferanten anzunehmen.

Wichtiger Hinweis zur rechtzeitigen Vorbereitung:

Bitte warten Sie mit der Umstellung nicht bis kurz vor Ablauf der Übergangsfristen. Erfahrungsgemäß führt dies zu unnötigem Zeitdruck, Engpässen bei Softwareanbietern und vermeidbaren Verzögerungen bei der Einrichtung.

Wir empfehlen ausdrücklich, die notwendigen Vorbereitungen bereits jetzt zu treffen und die passende Lösung frühzeitig einzuführen. So bleibt ausreichend Zeit, technische Fragen zu klären, Prozesse anzupassen und die digitale Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei reibungslos einzurichten.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir kurz vor den gesetzlichen Stichtagen keine kurzfristige Umsetzung für alle Mandanten gleichzeitig gewährleisten können. Wer sich frühzeitig vorbereitet, vermeidet Hektik, reduziert Risiken und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig erfüllt werden können.